Eventos deportivos

Cómo organizar una carrera popular

Carreras popularesLas carreras populares han experimentado un boom en estos últimos tiempos. Este fenómeno no sólo se ve reflejado en el aumento de la participación en las pruebas ya consolidadas sino también en la emergencia de nuevos eventos, con propuestas cada vez más atrevidas y diferenciales.

Y es que todos los que hemos cruzado la meta alguna vez, hemos sentido la ilusión o tenido la necesidad de crear nuestra propia carrera. Para ello, hoy te presentamos una serie de tips para crear tu propia carrera.

Información básica de la carrera

1 | Elegir la fecha

Aunque pueda parecer un tema trivial, es un elemento clave para garantizar el éxito de cualquier evento popular de este tipo. Para escoger la fecha, deberemos tener en cuenta el volumen de competencia de las fechas disponibles. Será, por tanto, necesario realizar un estudio de mercado a partir de calendarios de carreras populares y otros recursos (dependiendo del carácter de la carrera), y determinar en qué fecha hay menos carreras o bien existe poca oferta del tipo de carrera que estamos planteando(obviamente, el público de una carrera trail no es para nada el mismo que el de una carrera urbana).

Por otro lado, deberemos tener en cuenta la estación del año: la mayoría de carreras se realizan durante la primavera o el otoño, especialmente en los meses de abril-mayo y septiembre-octubre, respectivamente. Sin embargo, también es cierto que, debido al boom del running, cada vez se aparecen más carreras “fuera de temporada” que intentan destacar los aspectos diferenciales de la estación. Sería el caso de las pruebas de invierno, o las nocturnas en verano. Ya para terminar con este punto, destacar que se recomienda plantear la carrera a seis meses vista, ya que se considera el margen necesario para que la organización pueda llevar a cabo todos los procesos que exigen un evento de este tipo.

2 | Escoger el lugar

Carreras populares3No menos importante es escoger la ubicación en la que tendrá lugar el evento. Para esta elección, deberemos tener en cuenta que, cuanto más accesible sea el lugar escogido (buenas vías de comunicación, acceso con transporte público, proximidad con centros altamente poblados…), más público potencial podemos garantizar. No obstante, la decisión en la ubicación también estará condicionada por el tipo de carrera (urbana, trail o mixta); la dificultad (alta, medio o bajo); etc.

En términos de ubicación, es importante que la organización sepa cómo aprovechar el potencial de la zona, con un recorrido con valor añadido. Esto es: si hacemos una carrera en un núcleo urbano, podemos desarrollar un recorrido que transcurra por los sitios de valor histórico y cultural de la zona; en cambio, en una carrera de trail, seguramente nos interesará más potenciar el valor medioambiental y la riqueza vegetal de la zona.

3 | Elabora un presupuesto

La estimación presupuestaria deberá englobar todos los costes que supone la organización de una carrera. Existen una serie de gastos que son imprescindibles: seguro, servicios al corredor, permisos, etc. Y otros que son opcionales: mershandising de la carrera, obsequios personalizados, servicios adicionales, etc. Obviamente, en función del potencial del evento, deberemos valorar que capacidad tenemos para generar ingresos y hasta que punto podemos invertir recursos en él. La idea es, ante todo, que la carrera no genere pérdidas y, por tanto, que seamos capaces de generar beneficios que se pueda reinvertir.

4 | Fijación de objetivos: obviamente todo evento deportivo debe fijarse una serie de objetivos para garantizar su éxito. Estos objetivos pueden ser de distinta índole:

  • Económicos: obviamente, los objetivos económicos tienen un peso importante en la organización de todo evento, sea de la índole que sea. La meta principal es no tener pérdidas, pero más allá se trataría de obtener el beneficio suficiente como para garantizar próximas ediciones de la misma.
  • Marketing: algunas carreras son, claramente, parte íntegra de la estrategia de marca de una compañía. De esta manera, el evento sirve para reafirmar sus valores, posicionar la marca como referente en el ámbito del running e interactuar con su público apelando a su afición favorita.
  • Impacto: además del marketing propiamente, las carreras persiguen un cierto impacto dentro de su ámbito de influencia. Este se puede calcular en base a la repercusión en medios, la incidencia en redes sociales, la cantidad de sponsors conseguidos, etc.
  • Sociales: no todas las carreras están vinculadas a causas sociales. Pero si que es verdad que últimamente han emergido una corriente de carreras populares cuyo objetivo es recaudar fondos que se destinarán a financiar la actividad de entidades sociales o vinculadas a causas solidarias.

 

5 | Buscar el valor diferencial

carrera diferencialSin duda, ante un panorama saturado de carreras populares – sin dejar de lado la alto nivel de demanda –, no debemos perder de vista el valor diferencial que queremos ofrecer. De esta forma, debemos concebir nuestra carrera como un evento único y aportar a nuestro público objetivo una propuesta única y diferencial.

De acuerdo que hay carreras que por el hecho de ser históricas y épicas, se han convertido en un referente en el mundo de los corredores populares. Pero no podemos esperar que nuestra carrera se consolide si nace con la misma visión y objetivo que las existentes. Por tanto, hemos de buscarle un plus y esto puede ser en términos de recorrido (pe: una carrera que transcurra por un paraje natural o bien por el patrimonio histórico del municipio); modalidades (por ejemplo, estos últimos años estamos experimentando la emergencia del llamado canicross, que puede concebirse como modalidad única o bien combinada con otras); patrocinador (es una realidad que una carrera con un patrocinador importante detrás presentará una atractivo mayor para los corredores); obsequios (ofrecer incentivos a los corredores o la llamada bolsa del corredor puede ser un driver para incentivar a los corredores); etc.

 

Conseguir los permisos

A veces este proceso, puede realizarse paralelamente con el anterior. Es decir, al mismo tiempo que determinamos el lugar podemos evaluar los permisos que necesitamos para poder llevar a cabo nuestra carrera. Dichos permisos dependerán del número de corredores que pretendemos aglutinar, así como también del municipio y de las exigencias de la carrera.

Cada municipio o localidad tiene sus propias regulaciones que pueden afectar a la organización de estos eventos de manera diferente. Por otro lado, también cabe considerar las implicaciones del tipo de carrera que estamos planteando: no es lo mismo organizar una carrera en medio de la montaña que hacerla en una zona urbana o una gran ciudad. En este último caso, deberemos contar con permisos para cortar calles y con la asistencia de la policía local, que serán los encargados de que dicha medida se haga efectiva.

En este punto, también debemos considerar los tiempos de aprobación y, de allí la necesidad de plantificar con tiempo. Es vital empezar pedir los permisos tan pronto como sea posible para evitar que las posibles demoras en la aprobación pueda afectar la viabilidad de nuestro proyecto.

 

Comunicación y marketing de la carrera

Bdn runningLa comunicación y el marketing de cualquier evento deportivo siempre ha sido un “must” para captar al mayor número de corredores posible. Sin embargo, hoy, estas dos actividades se han convertido en un punto crítico para cualquier organizador. Una carrera necesita llegar a su público potencial para poder ser valorada como una opción a tener en cuenta.

En este sentido, existen pocos comités organizadores que dispongan de un presupuesto grande asignado a estas actividades y, por tanto, la creatividad y astucia se convierten en el mejor aliado. Además, gracias a la emergencia de internet y las nuevas tecnologías, los organizadores tienen en sus manos una herramienta de gran potencial que para dar a conocer su carrera mediante distintas iniciativas:

1 | Creación de un microsite: la web es el punto clave de referencia para los corredores. Des de allí, podrán consultar toda la información de la carrera, descubrir el recorrido, realizar la inscripción, etc.

2 | Sistema de inscripción online: los corredores de hoy nos hemos acostumbrado a realizar las inscripciones digitalmente y ya no nos planteamos acudir a un centro deportivo para realizarla in situ. Por eso, es importante incorporar este aspecto dentro de la web de la carrera. En este sentido, existen algunas empresas como Championship, Finixer e Iter5 que, entre otros servicios, disponen de plataformas propias para desarrollar este tipo de procesos. Si la carrera desea crear su propio sistema, también puede desarrollar una solución a medida mediante la sincronización con un TPV virtual, Paypal u otras soluciones de pago online.

3 | Social Media: en organizaciones con bajo presupuesto, las redes sociales se convierten en un canal de comunicación estratégico, En primer lugar, deberemos crear los perfiles sociales propios para la carrera desde los cuales comunicar información sobre la misma así como posibles inputs que puedan interesar a nuestro público potencial. Las redes sociales más populares entre este tipo de eventos son: Facebook, Twitter e Instagram.

Lógicamente, para procurar que nuestra comunidad crezca en las distintas redes sociales, deberemos dirigir tráfico hacia las mismas. Para ello, tenemos distintas opciones: desde anunciar nuestro evento en comunidades de corredores hasta utilizar los Facebook ads o Twitter ads, que nos permite llegar a nuestro público con amplias posibilidades de segmentación.

4 | Los calendarios y repositorios de eventos: existen multitud de páginas dedicadas a recoger las carreras populares que se celebran a lo largo del año. Algunas de ellas reciben millones de visitas mensualmente y, por eso, nos interesa que nuestro evento esté presente. Runedia, Carreraspopulares.com… Son algunos de los portales que debemos tener en cuenta.

5 | Mailing: existen bases de datos de personas interesadas en los eventos deportivos y más específicamente en el running. Para sacar provecho de este medio, tenemos distintas opciones: desde comprar base de datos hasta crear una alianza con otra carrera ya consolidada para aprovechar su base de datos, formando parte de su newsletter o como una actividad promocional aparte.

6 | Publicity: en la esfera online, existen multitud de blogs y portales dedicados a la temática del running y los corredores. Estar presente allí ya sea en forma de nota de prensa o bien reportaje es clave para dar a conocer nuestro evento.

7 | Promoción offline: el mundo online nos brinda grandes oportunidades comunicativas para los organizadores de eventos deportivos. Sin embargo, no podemos ni debemos descuidar el potencial que nos ofrece el mundo offline. Por un lado, existen muchos puntos de contacto con nuestro público potencial, que podemos aprovechar para difundir nuestro evento. Esto son gimnasios, tiendas de deporte, centros polideportivos.

Algunas actividades a desarrollar en este tipo de ubicaciones pueden ser la distribución de flyers, la colocación de carteles promocionales, la realización de promociones, etc.

 

Conseguir patrocinadores para la Carrera

patrocinadoresObviamente, muchas de las carreras que se celebran hoy no serían posibles sin la existencia de patrocinadores, empresas que dan soporte y apoyan el evento. No me voy a extender aquí con el tema porqué ya lo abordé en anteriores post “cómo conseguir patrocinadores”. Sin embargo, sólo apuntar que debemos ser muy realistas a la hora de elaborar nuestra propuesta de patrocinio: no podemos pretender que una gran marca invierta importantes sumas de dinero en su primera edición.

Lo primero que debemos considerar a la hora de abordar el patrocinio es el ámbito de influencia de nuestro evento (local, regional o nacional). A partir de aquí, sabremos a qué tipo de empresas u organizaciones debemos adecuar la propuesta para que la valoren. Respecto al tipo de patrocinio, apuntar que cada vez hay menos empresas dispuestas a aportar recursos económicos para financiar este tipo de eventos. La buena noticia es que su predisposición a aportar producto es mucho mayor. Se trata, para ellos, de un intercambio win-to-win mediante el cual consiguen que la presencia de la marca sea mucho mayor y no pase desapercibida respecto a los formatos clásicos de patrocinio.

En este punto, es importante también contar con una buena base de datos para que la aproximación a las empresas sea efectivo. No todas las empresas cuentan con un responsable de patrocinio pero deberemos conocer y obtener el contacto de aquella persona que tiene poder de decisión en este ámbito.

Por último decir que el protocolo a seguir para lanzar una propuesta de patrocinio puede variar depende del tipo de relación previa que exista con la empresa. No obstante, cuando partimos de cero, podemos seguir los siguientes pasos:

  • Enviar el dossier vía mail, siempre asegurarnos que se recibe correctamente por teléfono y que está en manos de la persona adecuada.
  • Pedir una visita para presentarles la propuesta.
  • Estar abierto a la negociación: a veces, la propuesta inicial puede que no encaje con los intereses de la empresa. Por eso, siempre es importante estar abierto a negociar o plantear alternativas para conseguir un win-win mutuamente beneficioso.

Una vez conseguidos estos patrocinadores, se deben pactar los aspectos logísticos tales como la recepción de la aportación (sea monetaria o sea en términos de material), la gestión de la presencia del sponsor el día del evento (cómo y de qué manera estará presente), etc.

 

Planificación de la carrera

Carreras populares

Una vez tenemos la definida la carrera, deberemos planificar su ejecución sobre el terreno. Esto es: ubicar donde se desarrollarán cada uno de los procesos esenciales en toda carrera popular. Algunos de los puntos que no debemos olvidar son los siguientes:

1 | Inscripciones y/o recogida de dorsales: una decisión que debemos tomar es si dejamos inscribir a corredores el mismo día de la carrera. Normalmente, las carreras grandes que requieren una logística compleja no admiten este tipo de procesos a diferencia de aquellas medianas o pequeñas. Respecto a la recogida de dorsales, si bien se puede realizar los días previos para evitar posibles saturaciones, si que es importante contemplar este proceso el mismo día para la gente que no desplaza de fuera.

2 | Arco de salida y meta: aunque parezca trivial, es importante planificar bien donde situamos este punto para que la salida sea fluida y los corredores se sientan cómodos. Deberá ser un espacio lo suficientemente amplio para agrupar a todos los corredores, preferentemente en una recta. Igualmente, es importante no mezclar categorías; en las carreras más numerosas, los corredores se organizan por cajones dependiendo de sus marcas, con lo cual se evita que algunos corredores entorpezcan el paso de otros.

3 | Avituallamiento: estos puntos son importantísimos para garantizar la hidratación de los corredores durante todo el recorrido. Dependiendo de la cantidad de km, situaremos más o menos puntos de hidratación. No obstante, se recomendaría situar un avituallamiento líquido cada 5 km, combinado con alguno de sólido en aquellas que sean muy largas y/o duras. A la llegada, es muy importante suministrar avituallamiento líquido y sólido para que los corredores se puedan recuperar del esfuerzo.

4 |  Servicios médicos y primeros auxilios: un punto clave sin duda para garantizar que la carrera sea un éxito. En este sentido, se debe tener en cuenta que cuantos más corredores aglutine el evento, mayor es el riesgo de que pudiera ocurrir algo. Para poner un ejemplo, en carreras como la Nike-Bombers, los corredores disponían de un punto de asistencia médica cada 2,5 km de la carrera.

5 |  Punto de atención al corredor: debe existir alguna zona donde los corredores puedan dirigirse en el caso de que tengan alguna duda. También es importante que los voluntarios y miembros de la organización se identifiquen para que los corredores sepan a quién dirigirse.

6 | Servicios básicos para los corredores: dentro de estos se incluyen baños, duchas, vestidores, etc. Aquí también es importante prever una consigna donde los corredores puedan dejar sus pertenencias.

7 | Parking: la organización debe habilitar una zona de parking para que los corredores puedan acceder hasta el punto de salida de manera cómoda y fácil. En las carreras urbanas que se celebran en grandes ciudades esto es más complicado pero se pueden establecer acuerdos con centros comerciales cercanos para que cedan su parking durantes unas horas para garantizar la comodidad de los corredores que vienen de fuera así como se puede potenciar el uso del transporte público.

Adicionalmente, las carreras pueden prever otros aspectos:

8 | Presencia de los patrocinadores: algunos patrocinadores pueden estar interesados en tener presencia el mismo día del evento para garantizar el contacto directo con su público objetivo para ello. Para ello, podemos prever un espacio de stands donde puedan mostrar su producto o u ofrecer promociones a los corredores.

9 | Servicios de fisioterapia: no está demás que los corredores puedan cruzar la meta sabiendo que al otro lado los esperan verdaderos profesionales a punto para ayudarles y facilitarles la recuperación. Este servicio siempre suele tener una gran acogida entre los corredores y, para prestarlo, basta con crear una alianza con una empresa o incluso escuela de profesionales de este sector.

10 | Actividades para acompañantes: si bien la mayoría de corredores arrastran a familiares y amigos para que les acompañen durante la carrera, siempre está bien ofrecerles una oferta de actividades para que puedan también disfrutar de la experiencia. En algunas de las carreras en las que he tenido oportunidad de organizar, por ejemplo, hemos ofrecido visitas históricas para fomentar el conocimiento del territorio.

11 | Otras actividades relacionadas: existen algunas carreras que persiguen convertir la carrera en una jornada festiva completa. Por ello, ofrecen actividades complementarias al cruzar la meta para que los corredores decidan pasar allí al día. Por ejemplo, algunas carreras nocturnas enlazan el evento deportivo con conciertos y actividades nocturnas para que más allá de la carrera, se conviertan en un día festivo.

Hasta aquí hemos hablado de todas las acciones a tener en cuenta como actividades pre-carrera. En el próximo post, nos centraremos en la logística propia de una carrera popular y todos los aspectos que debemos tener en cuenta para garantizar su éxito. Si te ha gustado el post o quieres comentar algún aspecto, te animo a dejar tu comentario.

Artículo escrito por: 

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2 thoughts on “Cómo organizar una carrera popular”

  1. Gracias por todos los artículos que pones a nuestra disposición. He leido solamente dos y me parecen muy acertados, con la información justa y necesaria para su aplicación. Ya tienes una fiel seguidora. Un saludo!

  2. Buen dia. Estoy interesado en organizar una carrera. Soy primeriso y por lo.tanto tengo algo de temor en cuestion salud para participantes. Como se maneja los seguros… También quisiera una orientación mas profesional.
    Gracias

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